Mỗi văn phòng làm việc đều không thể thiếu các dụng cụ văn phòng phẩm. Và việc quản lý, sử dụng văn phòng phẩm một cách hợp lý sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của phòng hành chính để có thể theo dõi, bảo quản và điều chỉnh số lượng, chất lượng văn phòng phẩm từ các phòng ban.
Sau đây là 4 lưu ý để phòng hành chính quản lý văn phòng phẩm hiệu quả:
- Lên danh sách chi tiết vật dụng văn phòng phẩm cần mua
Trước khi mua dụng cụ văn phòng phẩm cho doanh nghiệp của mình, đầu tiên phòng hành chính cần liệt kê rõ các mặt hàng văn phòng phẩm cần thiết phải mua cho từng phòng ban để biết chính xác số lượng mặt hàng văn phòng phẩm mình sẽ mua, tránh những sai sót gây ra lãng phí và sẽ tính toán được ngay chi phí khi mua hàng.
- Quản lý và theo dõi chi tiết hàng trong kho
Phòng hành chính cần theo dõi giám sát chi tiết hàng tại kho để quản lý được số lượng văn phòng phẩm đã sử dụng và biết được văn phòng phẩm nào sắp hết để kịp lên kế hoạch mua sắm, giúp công việc không bị gián đoạn.
- Đưa ra định mức sử dụng và theo dõi kiểm tra
Mỗi mặt hàng văn phòng phẩm luôn có định mức sử dụng cho từng bộ phận, phòng ban và được phát với số lượng hợp lý dựa theo định mức đó. Hàng quý, phòng hành chính cần kiểm tra lượng sử dụng so với định mức để có thể điều tiết số lượng và chất lượng văn phòng phẩm cho hợp lý.
- Chọn văn phòng phẩm chất lượng
Mỗi một dụng cụ văn phòng phẩm đều có rất nhiều loại kèm theo mức giá cũng như chất lượng khác nhau. Những mặt hàng văn phòng phẩm kém chất lượng sẽ cho hiệu quả sử dụng không cao và mau chóng hỏng trong thời gian ngắn, thậm chí còn nguy hại đến sức khỏe người sử dụng.
Chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước, đặc biệt khi mua đồ dùng cho văn phòng với số lượng lớn. Chính vì vậy cần lựa chọn sản phẩm có tính năng và chất lượng tốt từ những nhà phân phối đáng tin cậy và nhập hàng từ những nhà sản xuất mang thương hiệu uy tín trên thị trường.
